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荐读 | 浅谈对小微企业的审核

在获证企(qi)业(ye)中,小微企(qi)业(ye)占了不小的(de)(de)比例(li),而(er)且(qie)有(you)越来越多的(de)(de)趋势,如何(he)做好这(zhei)部分(fen)企(qi)业(ye)的(de)(de)审(shen)核,既关系到认证行业(ye)的(de)(de)声(sheng)誉也(ye)关系到认证工作的(de)(de)成效。笔(bi)者结合自己的(de)(de)审(shen)核实践,谈一些看法(fa)。



理解小微企业

小(xiao)微企(qi)(qi)(qi)业具有自身的(de)特征,要(yao)做(zuo)好(hao)小(xiao)微企(qi)(qi)(qi)业的(de)审核首(shou)先要(yao)理解小(xiao)微企(qi)(qi)(qi)业,只有理解了才(cai)(cai)(cai)能(neng)(neng)掌握好(hao)尺度,才(cai)(cai)(cai)能(neng)(neng)有的(de)放(fang)矢。笔者始终认为审核员应(ying)该来自企(qi)(qi)(qi)业再(zai)走(zou)向企(qi)(qi)(qi)业,这样才(cai)(cai)(cai)能(neng)(neng)知道企(qi)(qi)(qi)业需(xu)要(yao)什么(me),而不是站在自己的(de)角(jiao)度认为企(qi)(qi)(qi)业应(ying)该做(zuo)什么(me)。

小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)业(ye)规模小(xiao)(xiao)(xiao),一方(fang)面(mian)组织结构简单,管理基础薄弱,人才匮乏,产品批量小(xiao)(xiao)(xiao)、规格(ge)多,异常频发,质量不(bu)稳定;另一方(fang)面(mian)小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)业(ye)以专(zhuan)业(ye)化经(jing)营为主,人员(yuan)经(jing)验丰富,能吃苦(ku)耐(nai)劳,反应速度快(kuai),机制灵活(huo)。可以说小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)业(ye)的(de)(de)优势和不(bu)足都很突出。审(shen)核员(yuan)要能了解小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)业(ye)的(de)(de)运作,懂得(de)小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)业(ye)的(de)(de)痛(tong)点,熟(shu)悉小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)业(ye)所(suo)在(zai)的(de)(de)行业(ye)和产品,掌(zhang)握小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)业(ye)的(de)(de)核心需求。

小微(wei)企(qi)业主动(dong)做(zuo)认(ren)证(zheng)(zheng)的(de)(de)不(bu)(bu)多,大多数(shu)是因(yin)(yin)为(wei)客户(hu)要(yao)求或业务拓展的(de)(de)需要(yao)才选(xuan)择做(zuo)认(ren)证(zheng)(zheng),大多数(shu)企(qi)业里的(de)(de)人员(yuan)对认(ren)证(zheng)(zheng)基本上(shang)没什么(me)概念,很多人只是以(yi)为(wei)做(zuo)一些(xie)文件资料(liao)应付了(le)检查、拿到了(le)证(zheng)(zheng)书就是认(ren)证(zheng)(zheng),因(yin)(yin)此小微(wei)企(qi)业的(de)(de)认(ren)证(zheng)(zheng)风(feng)险很大,稍有不(bu)(bu)慎,认(ren)证(zheng)(zheng)就被当成(cheng)了(le)办证(zheng)(zheng)。

审(shen)核(he)员去小微企(qi)(qi)业(ye)(ye)审(shen)核(he)更要(yao)(yao)慎重,尤(you)其更要(yao)(yao)做足功课(ke),要(yao)(yao)严格(ge)遵守认证(zheng)(zheng)审(shen)核(he)的流程和(he)要(yao)(yao)求,让(rang)小微企(qi)(qi)业(ye)(ye)亲(qin)身体(ti)验到什么才(cai)是真正的认证(zheng)(zheng),而不(bu)(bu)只是请人做一套(tao)资(zi)料应付一下检查这(zhei)(zhei)么简单,这(zhei)(zhei)样的认证(zheng)(zheng)无(wu)异于花(hua)钱买(mai)证(zheng)(zheng),既违规又毫无(wu)意义(yi)。要(yao)(yao)针对小微企(qi)(qi)业(ye)(ye)的现状,指出哪些工作是必需的,怎(zen)样才(cai)能既规范(fan)了管(guan)理、保(bao)证(zheng)(zheng)了质量,又是在(zai)(zai)企(qi)(qi)业(ye)(ye)能行得通(tong)做得到的,让(rang)企(qi)(qi)业(ye)(ye)有(you)一种(zhong)实实在(zai)(zai)在(zai)(zai)的证(zheng)(zheng)书获得感(gan)、体(ti)系存在(zai)(zai)感(gan),而不(bu)(bu)只是做一堆(dui)文件和(he)记录应付审(shen)核(he),平时该怎(zen)么干(gan)还怎(zen)么干(gan),没有(you)将体(ti)系要(yao)(yao)求运用到日(ri)常的业(ye)(ye)务工作中去。审(shen)核(he)员要(yao)(yao)通(tong)过(guo)沟通(tong)引导小微企(qi)(qi)业(ye)(ye)建立一个适(shi)合(he)自己(ji)特质的体(ti)系,不(bu)(bu)能千篇一律,不(bu)(bu)能照(zhao)搬照(zhao)抄,否则(ze)建立的体(ti)系就(jiu)会成为摆设(she),流于形(xing)式(shi),不(bu)(bu)但帮(bang)不(bu)(bu)到企(qi)(qi)业(ye)(ye),反而成为一种(zhong)负担。

如果对小(xiao)(xiao)微企(qi)(qi)业(ye)所在的(de)(de)行业(ye)不了解,不熟悉小(xiao)(xiao)微企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)运作(zuo)和(he)产(chan)品,不理(li)解小(xiao)(xiao)微企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)短(duan)板和(he)难(nan)处,说的(de)(de)都是外行话(hua),谈的(de)(de)都是标准条款,企(qi)(qi)业(ye)听不懂(dong)也(ye)(ye)就(jiu)听不进(jin)去,也(ye)(ye)就(jiu)觉得谈不谈无所谓。这样是很难(nan)和(he)对方有共同语(yu)言的(de)(de),也(ye)(ye)就(jiu)产(chan)生(sheng)不了共鸣(ming),这样的(de)(de)审核其结(jie)果就(jiu)是走(zou)走(zou)过场,办个证(zheng)而已(yi)。

我们很多审(shen)核(he)(he)员总抱怨企(qi)业(ye)的老(lao)板审(shen)核(he)(he)时不(bu)(bu)(bu)出面,不(bu)(bu)(bu)参(can)加(jia)审(shen)核(he)(he),甚至不(bu)(bu)(bu)参(can)加(jia)首末(mo)次会(hui)(hui)议,其实老(lao)板说忙是假的。试问有哪个老(lao)板会(hui)(hui)不(bu)(bu)(bu)关心自(zi)(zi)己(ji)的企(qi)业(ye)?会(hui)(hui)不(bu)(bu)(bu)希望(wang)自(zi)(zi)己(ji)的企(qi)业(ye)做好?小微企(qi)业(ye)的老(lao)板更务实,只会(hui)(hui)做他认为有价值、有意义且能产生(sheng)效(xiao)益(yi)的事(shi)。所以遇到对认证不(bu)(bu)(bu)重视(shi)的老(lao)板,与其抱怨别人不(bu)(bu)(bu)如反(fan)思自(zi)(zi)己(ji)。是什么(me)让企(qi)业(ye)的老(lao)板不(bu)(bu)(bu)愿意亲(qin)自(zi)(zi)参(can)与认证工作?这可能不(bu)(bu)(bu)只是审(shen)核(he)(he)员的问题,也是整个行业(ye)要思考的问题。



尊重小微企业

所(suo)有的认(ren)证(zheng)企(qi)业(ye)都(dou)是我们的客户,不(bu)论大小(xiao)。认(ren)证(zheng)行(xing)业(ye)本质上是服(fu)(fu)务行(xing)业(ye),审(shen)(shen)核(he)员既要(yao)“传递信任”还要(yao)“服(fu)(fu)务发展”,所(suo)以审(shen)(shen)核(he)员入行(xing)前(qian)就要(yao)调整心态,摆(bai)正位置。审(shen)(shen)核(he)员一(yi)定要(yao)敬畏质量、敬畏规则,对(dui)认(ren)证(zheng)工(gong)作要(yao)具有情(qing)怀,不(bu)能(neng)唯利是图,不(bu)能(neng)把(ba)审(shen)(shen)核(he)当成逐利的手段和工(gong)具,否则很容易造成企(qi)业(ye)反(fan)感,甚至发生冲突,影响行(xing)业(ye)声誉。

我们面对的(de)(de)(de)企(qi)(qi)业(ye)是(shi)(shi)各种各样的(de)(de)(de),从(cong)(cong)(cong)认(ren)证(zheng)动机上来讲(jiang),有(you)(you)(you)(you)只为拿证(zheng)的(de)(de)(de),有(you)(you)(you)(you)想提(ti)升管理(li)(li)的(de)(de)(de);从(cong)(cong)(cong)体(ti)系(xi)质量上来讲(jiang),有(you)(you)(you)(you)做得好的(de)(de)(de),有(you)(you)(you)(you)做得不(bu)(bu)好的(de)(de)(de);从(cong)(cong)(cong)对认(ren)证(zheng)的(de)(de)(de)了解(jie)上来讲(jiang),有(you)(you)(you)(you)对认(ren)证(zheng)完(wan)全没概念的(de)(de)(de),有(you)(you)(you)(you)熟悉认(ren)证(zheng)要求的(de)(de)(de);从(cong)(cong)(cong)接待上来讲(jiang),有(you)(you)(you)(you)热(re)情的(de)(de)(de),有(you)(you)(you)(you)不(bu)(bu)热(re)情的(de)(de)(de),尤(you)其是(shi)(shi)遇到体(ti)系(xi)质量不(bu)(bu)高,接待又(you)不(bu)(bu)热(re)情的(de)(de)(de)企(qi)(qi)业(ye),审核员(yuan)一(yi)定要冷静,不(bu)(bu)要发脾气、甩脸(lian)色,更不(bu)(bu)能(neng)借机吃拿卡要。说话要有(you)(you)(you)(you)理(li)(li)有(you)(you)(you)(you)节,这也是(shi)(shi)最基本的(de)(de)(de)职业(ye)素(su)养。对于企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)(de)接待要有(you)(you)(you)(you)一(yi)颗平常心(xin),小微企(qi)(qi)业(ye)规模小、人员(yuan)少、利润(run)微薄,不(bu)(bu)管对方的(de)(de)(de)态度如何,都不(bu)(bu)能(neng)丧失原则,该(gai)告(gao)(gao)知的(de)(de)(de)告(gao)(gao)知,该(gai)补充的(de)(de)(de)补充,该(gai)完(wan)善(shan)的(de)(de)(de)完(wan)善(shan)。严(yan)是(shi)(shi)爱松是(shi)(shi)害,适当的(de)(de)(de)要求既规避了认(ren)证(zheng)的(de)(de)(de)风险又(you)帮助企(qi)(qi)业(ye)实现了提(ti)升,可谓一(yi)举两得。


给体系做减法

小微企业最(zui)大的压力是(shi)生(sheng)存(cun),最(zui)大的风险(xian)是(shi)业务,管理上最(zui)怕繁琐。小微企业里的人(ren)员普(pu)遍(bian)重实践轻理论,重证书轻管理,懂标准的人(ren)不(bu)多,甚(shen)至一人(ren)身兼数职,忙得不(bu)可(ke)开交。

审(shen)核(he)(he)员到小(xiao)微(wei)企(qi)(qi)业(ye)(ye),要以问题(ti)导(dao)向、目标(biao)导(dao)向和(he)(he)(he)(he)效果导(dao)向为(wei)(wei)指(zhi)引(yin),审(shen)核(he)(he)过(guo)程(cheng)要了(le)解企(qi)(qi)业(ye)(ye)存在(zai)哪(na)些(xie)(xie)实(shi)际问题(ti),哪(na)些(xie)(xie)工作(zuo)有(you)困扰,然后引(yin)导(dao)企(qi)(qi)业(ye)(ye)借助标(biao)准(zhun)的(de)(de)(de)(de)原理和(he)(he)(he)(he)手段去尝试解决(jue)。小(xiao)微(wei)企(qi)(qi)业(ye)(ye)一(yi)(yi)方(fang)面(mian)是最务实(shi)的(de)(de)(de)(de),最忌(ji)讲(jiang)大(da)道理和(he)(he)(he)(he)形式主义;另一(yi)(yi)方(fang)面(mian)又(you)渴求得(de)(de)到高人指(zhi)点,走出困境,甚(shen)至有(you)时(shi)把(ba)审(shen)核(he)(he)员奉(feng)为(wei)(wei)神明。所以审(shen)核(he)(he)员在(zai)审(shen)核(he)(he)过(guo)程(cheng)中一(yi)(yi)定要务实(shi)谨慎,立足现实(shi),讲(jiang)企(qi)(qi)业(ye)(ye)听得(de)(de)懂的(de)(de)(de)(de)话(hua),审(shen)核(he)(he)不要只停(ting)留在(zai)文(wen)件和(he)(he)(he)(he)记录(lu)层(ceng)面(mian),更不能(neng)(neng)(neng)要求企(qi)(qi)业(ye)(ye)只为(wei)(wei)了(le)审(shen)核(he)(he)的(de)(de)(de)(de)需要去补充某些(xie)(xie)文(wen)件和(he)(he)(he)(he)记录(lu),而(er)平时(shi)又(you)根本用(yong)不上(shang)。做(zuo)认证(zheng)本质上(shang)是为(wei)(wei)了(le)规(gui)范管(guan)理,保证(zheng)质量,不是为(wei)(wei)了(le)做(zuo)文(wen)件和(he)(he)(he)(he)记录(lu),不要追求大(da)而(er)全,而(er)是要实(shi)用(yong),既要能(neng)(neng)(neng)解决(jue)问题(ti)又(you)要能(neng)(neng)(neng)行得(de)(de)通,尤其是对(dui)一(yi)(yi)些(xie)(xie)组织简单、人员较少(shao)、工艺也简单的(de)(de)(de)(de)小(xiao)微(wei)企(qi)(qi)业(ye)(ye),千万不能(neng)(neng)(neng)把(ba)管(guan)理搞复(fu)杂化(hua),把(ba)流程(cheng)搞繁琐,太多的(de)(de)(de)(de)条条框框不但帮不了(le)企(qi)(qi)业(ye)(ye),反(fan)而(er)成了(le)束缚,要给小(xiao)微(wei)企(qi)(qi)业(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)体系做(zuo)减法(fa),通过(guo)体系的(de)(de)(de)(de)运行和(he)(he)(he)(he)改进把(ba)小(xiao)微(wei)企(qi)(qi)业(ye)(ye)搞活(huo),在(zai)这(zhei)方(fang)面(mian)审(shen)核(he)(he)员一(yi)(yi)定要掌(zhang)握(wo)好(hao)轻重(zhong)主次。

结(jie)合不同企业(ye)的(de)(de)(de)实际,重(zhong)点审(shen)核一些直(zhi)接影(ying)响产(chan)(chan)(chan)品质量和(he)(he)管理(li)水平的(de)(de)(de)内容,以小微企业(ye)最关心的(de)(de)(de)质量、交期(qi)、成本问题为(wei)突(tu)破口,从以下(xia)几方面进行(xing)(xing)重(zhong)点审(shen)核和(he)(he)交流:生产(chan)(chan)(chan)设备是(shi)(shi)(shi)否(fou)已(yi)落后(hou)老(lao)化,是(shi)(shi)(shi)否(fou)做(zuo)好了日(ri)常(chang)的(de)(de)(de)维(wei)护保养(yang);生产(chan)(chan)(chan)人员作业(ye)技能(neng)是(shi)(shi)(shi)否(fou)熟(shu)练(lian),有(you)无(wu)(wu)开展作业(ye)技能(neng)和(he)(he)质量意识(shi)方面的(de)(de)(de)培训;检(jian)测(ce)(ce)设备是(shi)(shi)(shi)否(fou)配备齐(qi)全、精(jing)度适宜并定期(qi)进行(xing)(xing)了校准;检(jian)测(ce)(ce)人员是(shi)(shi)(shi)否(fou)熟(shu)悉(xi)产(chan)(chan)(chan)品的(de)(de)(de)质量标(biao)准和(he)(he)检(jian)测(ce)(ce)方法(fa),能(neng)否(fou)保证检(jian)测(ce)(ce)工(gong)作的(de)(de)(de)独立(li)性;生产(chan)(chan)(chan)作业(ye)标(biao)准是(shi)(shi)(shi)否(fou)得到(dao)建立(li)和(he)(he)实施;生产(chan)(chan)(chan)工(gong)艺是(shi)(shi)(shi)否(fou)可(ke)行(xing)(xing)是(shi)(shi)(shi)否(fou)先进,有(you)无(wu)(wu)防错措(cuo)施减少人为(wei)错误(wu);现场管理(li)是(shi)(shi)(shi)否(fou)混乱,有(you)无(wu)(wu)推(tui)行(xing)(xing)5S管理(li)、定置管理(li);业(ye)务流程是(shi)(shi)(shi)否(fou)清晰顺畅等。

只(zhi)有把企业(ye)的薄(bo)弱(ruo)环节和关心(xin)的问题作为(wei)小微(wei)企业(ye)审核的重(zhong)点和交流的重(zhong)心(xin),才能真正为(wei)小微(wei)企业(ye)创造价(jia)值,从而得(de)到小微(wei)企业(ye)的尊重(zhong)。



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